Nový zamestnanec by mal mať v deň nástupu pripravené všetko potrebné: účet, prístupy aj zariadenie. Keď sa to nestihne alebo spraví chaoticky, stráca sa čas a vznikajú bezpečnostné riziká. Poďme si prejsť, čo IT pripraviť, aby onboarding prebehol hladko a bezpečne.

Prečo na onboarding myslieť vopred

Nový človek bez funkčných prístupov prvý deň len čaká, a unáhlené prideľovanie prístupov “aby to už išlo” často znamená priveľa práv a slabé heslá. Pripravený onboarding ušetrí čas a zároveň nastaví bezpečnosť hneď od začiatku.

Checklist pri nástupe

  • Pracovné konto a e-mail na firemnej doméne.
  • Licencie na potrebný softvér, napríklad Microsoft 365.
  • Prístupy len k tomu, čo zamestnanec naozaj potrebuje (princíp najmenších práv).
  • Pripravené a zašifrované zariadenie s nainštalovaným softvérom a antivírusom.
  • Dvojfaktorové overenie (2FA) zapnuté od začiatku.
  • VPN a prístup do systémov, ktoré bude používať.

Príprava pred nástupom

Ideálne sa onboarding začína niekoľko dní pred prvým dňom. IT dostane od HR alebo manažéra rolu a oddelenie nového človeka a podľa toho pripraví prístupy. Účet sa dá vytvoriť dopredu a aktivovať až v deň nástupu, takže ráno je všetko pripravené. Dohodnite si vopred aj to, ku ktorým systémom a zdieľaným priečinkom bude mať prístup, aby ste nič nepridávali na poslednú chvíľu.

Princíp najmenších práv v praxi

Princíp najmenších práv znamená dať zamestnancovi len prístupy, ktoré naozaj potrebuje na svoju prácu, nič navyše. V praxi pomáha prideľovať prístupy cez skupiny podľa role (napríklad “účtovníctvo”, “marketing”), nie jednotlivo každému človeku. Keď neskôr niekto zmení pozíciu, stačí ho presunúť do inej skupiny. Tým sa zmenšuje plocha na útok a ľahšie sa kontroluje, kto má ku čomu prístup.

Bezpečnosť od prvého dňa

Hneď na úvod nastavte silné heslo a 2FA, zapnite šifrovanie disku na notebooku a prideľte len naozaj potrebné prístupy. Nového kolegu krátko poučte o phishingu a bezpečných návykoch, lebo začiatok je najlepší čas na správne nastavenie. Dobrým zvykom je aj vynútiť zmenu úvodného hesla pri prvom prihlásení.

Zariadenie pripravené dopredu

Notebook alebo počítač má byť nachystaný ešte pred nástupom: nainštalovaný systém a softvér, šifrovanie, antivírus, pripojenie do firemnej siete. Zamestnanec si tak v prvý deň sadne a pracuje, nečaká na inštalácie. Pri väčšom počte zariadení sa oplatí ich správa cez nástroj (MDM), ktorý nastavenia, aplikácie aj zabezpečenie rozdistribuuje hromadne a jednotne.

Dokumentácia sa vyplatí

Evidujte, čo zamestnanec dostal: zariadenia, licencie a prístupy. Uľahčí to nielen každodennú správu, ale aj neskorší odchod zamestnanca, keď treba všetko korektne odpojiť.

Chcete mať onboarding aj správu firemných zariadení pod kontrolou? Ozvite sa nám, pripravíme a zautomatizujeme to za vás v rámci IT podpory pre firmy.

Onboarding aj správa zariadení bez chaosu

Pripravíme účty, prístupy aj zariadenia nového kolegu ešte pred jeho nástupom a nastavíme bezpečnosť od prvého dňa. Pre domácnosti aj firmy na Liptove.

Ozvite sa nám

Tento článok je súčasťou prehľadu Podnikanie a IT.